Nutzung von Vorlagen im Unternehmen

In Zeiten, in denen wir Menschen einem immer größer werdenden Zeitdruck unterliegen, suchen wir immer wieder nach praktischen Lösungen, schneller arbeiten zu können. Da zurzeit ohnehin alles auf der Arbeit mit dem Computer basiert (oder neuerdings auch mit einem Tablett-PC wie dem iPad oder dem Galaxy), nutzen immer mehr Anwender Pages Vorlagen in ihren Schreibprogrammen, mit denen sie wichtige Dokumente schnell erstellen können weil sie bereits vorgefertigt sind.

Wie funktioniert das?
Am Anfang wird ein Teil eines Textes geschrieben, der für zahlreiche Dokumente mit unterschiedlichen Anliegen genutzt werden kann. Dies ist eine Art „Universaltext“, der in Form eines Lückentextes verfasst wird. Dieser Text wird dann gespeichert und kann immer wieder aufgerufen werden. Nun muss kein vollständiges Dokument mehr ausformuliert werden, sondern es werden lediglich die Lücke mit den spezifischen Daten gefüllt (also Adressen, Betreffs, Namen usw.). Diese müssen lediglich an den Lesefluss angepasst werden und schon ist das Dokument fertig. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden und ermöglicht eine Erarbeitung von Dokumenten mit sehr wenig Zeitaufwand.

Welche Vorteile zieht das nach sich?
Die Nutzung von Vorlagen in einem Schreibprogramm hat natürlich viele Vorteile. Der wohl wichtigste Vorteil daran ist, dass enorm viel Zeit gespart wird und demzufolge eine effektivere Arbeit möglich ist. Ein weiterer Vorteil ist, dass vollständige Dokumente und Texte nicht mehr ausformuliert werden müssen. Es können keine Rechtschreibfehler mehr gemacht werden, bzw. können die restlichen geschrieben Textpassagen viel schneller überprüft werden. Auch die Formatierung eines Dokumentes muss mit Hilfe der Vorlage nicht mehr vorgenommen werden, da diese ja in den Vorlagen erhalten bleibt. Der hinzugefügte Text wird demnach sofort an das Layout und die Formatierung des Dokumentes angepasst.

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